Die bloße Erwähnung von „Governance“ kann einen Raum von SharePoint-Profis erschüttern. Warum? Die Definition von Governance ist nicht einfach und viele Unternehmen überspringen diese Aufgabe und kommen voran, ohne ein klares Verständnis oder einen Plan dafür zu haben, was Governance bedeutet. Wenn also SharePoint-Administratoren eine schlecht definierte Governance einführen müssen, folgen unweigerlich Fehler.
Aber was ist Governance?
In IT-Sicht umfasst Governance die Regeln, Verfahren, Prozesse und Verantwortlichkeiten, die buchstäblich die Dateien, Server und Benutzer „regeln“, die das IT-Team unterstützt – ein Großteil davon wird durch interne und externe Regeln, Richtlinien und Vorschriften gesteuert. SharePoint fügt der IT-Governance eine zusätzliche Ebene hinzu. So müssen beispielsweise Regeln festgelegt und eingehalten werden, wie Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten, Websites erstellen, archivieren, sichern, replizieren und Inhalte erstellen, um das gesamte Unternehmen zu unterstützen.
Wie gehen SharePoint-Administratoren also mit exponentiellem Benutzerwachstum, einem wachsenden Content Footprint und der Verwaltung der für sie geltenden Regeln um? Häufig werden SharePoint-Umgebungen ohne Governance-Plan oder mit sehr restriktiven Umgebungen bereitgestellt, die die Zusammenarbeit behindern. Gute Regierungsführung ist in keinem dieser beiden Extreme zu finden.
Metalogix hat Hunderten von Kunden geholfen, nicht nur ihre Governance-Fehler zu identifizieren, wir haben ihnen auch geholfen, diese Fehler zu beheben und zu erkennen, was eine gute SharePoint Governance bedeutet.
Hier sind acht der häufigsten Governance-Fehler, die wir viel zu oft sehen, und einige bewährte Verfahren zu ihrer Behebung:
1) Nicht definieren, was Governance für ihr Unternehmen bedeutet.
Governance ist ein Konzept, kein klar definierter Akt. Es definiert die Prinzipien und die Strategie, wie Sie Geschäfte machen. Sicher, Sie können einen Berater hinzuziehen, der Ihnen hilft, Governance zu definieren, aber seine Empfehlungen passen möglicherweise nicht zu Ihren aktuellen Zielen. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu definieren, was Governance für Ihr Unternehmen bedeutet. Dies wird dazu beitragen, die Erwartungen aller Ihrer SharePoint-Interessengruppen zurückzusetzen und könnte zu einem erheblichen Zeitgewinn führen, wenn dies frühzeitig im Prozess geschieht.
2) Sich von SharePoint Governance überfordert fühlen
Die häufigste Beschwerde, die wir über Governance hören, ist, wie überwältigend und überlastend sie sein kann. Es muss nicht so sein. Bei der Unternehmensführung geht es um Menschen, Politik und Prozesse. Die Aufteilung Ihrer Governance in diese kleineren Teile ist eine intelligentere Möglichkeit, einen Aktionsplan zu erstellen, der einfacher zu vervollständigen ist. Welche Speicherquoten gibt es beispielsweise für Teamstandorte im Vergleich zu anderen Abteilungsstandorten? Bei der Anwendung von Nutzungsberechtigungen sollten wir Active Directory oder SharePoint-Gruppen verwenden und den Benutzern niemals direkte Berechtigungen erteilen.
3) Feststellung, dass es keinen einfachen Weg gibt, Governance anzuwenden.
Governance erfordert Arbeit. Es erfordert den Einsatz von Personen, die Überprüfung etablierter Richtlinien, die Überwachung, wie diese Richtlinien zu Aktionen werden, und dann die Identifizierung der Technologien und Tools, die in SharePoint zur Durchsetzung dieser Regeln verwendet werden können. Nehmen Sie sich die Zeit, in Ihre Führungsstruktur zu investieren.
4) Nicht von den wichtigsten Interessengruppen eingekauft zu werden.
Der Einstieg von der Führungsebene ist für viele SharePoint-Administratoren eine Herausforderung, aber es ist nicht die einzige Gruppe, die Aufmerksamkeit benötigt. Bei Governance geht es nicht nur um die IT. Es geht nicht nur um Ihre Rechts- oder Compliance-Abteilung. Sie benötigen auch ein Buy-In von Ihrem Unternehmen und Ihren Content-Eigentümern.
5) Unzureichende Schulung von SharePoint-Benutzern und Stymying Use Adoption
Ihre Benutzer sind Ihre beste Ressource für die Aufrechterhaltung einer sicheren und positiven Zusammenarbeitsplattform. Leider führen Unternehmen oft SharePoint-Umgebungen für Benutzer ohne Schulung ein. Wenn diese Benutzer gegen Governance-Regeln oder -Richtlinien verstoßen, machen SharePoint-Administratoren den Fehler, auf die Verletzung zu reagieren und nicht darauf, dass der Benutzer nicht geschult wurde, um diese Probleme zu vermeiden. Legen Sie Wert darauf, neue Mitarbeiter so zu schulen, dass sie SharePoint verstehen und wie man es in Ihrem Unternehmen effektiv einsetzt. Dies wird den Administratoren auch helfen zu verstehen, auf welche Bereiche der Benutzer Zugriff haben soll.
6) Audits funktionieren besser als proaktive Tools.
Häufig stützt sich ein SharePoint-Administrator auf Audits, um einen Vorfall oder einen Governance-Bruch reaktiv zu untersuchen. Dies definiert die Rolle eines Audits wirklich neu und ist keine bewährte Vorgehensweise. Während Audits zur Analyse und Erkennung von Vorfällen verwendet werden können und sollten, müssen Administratoren auch die Erkenntnisse nutzen, die ein Audit liefern kann, um potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren, bevor sie auftreten. Keine SharePoint-Umgebung wird jemals problemfrei sein, aber durch ihre Proaktivität können Administratoren die Zeit, die sie für die Behebung von Notfallszenarien benötigen, reduzieren.
7) Versäumnis, die Audit- und Berichtsinstrumente bei Änderungen der Regierungsrichtlinien zu überarbeiten.
Unternehmen, die über Governance-Richtlinien verfügen, machen oft den Fehler, ihre Audit- und Berichtswerkzeuge nicht zu überarbeiten, da diese Richtlinien die Governance verändern. Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Governance-Richtlinien und -Regeln mit den bestehenden SharePoint-Tools konform sind.