Was ist SharePoint in der IT?

Die drei wichtigsten SharePoint-Features im Überblick

Office 365-Benutzer können sich über einen Browser mit dieser funktionsreichen Plattform verbinden und den SharePoint dann auf drei wichtige Arten nutzen:

Zum einen als sichere Dateiablage. Menschen verbringen viel Zeit mit der Suche nach Dateien, aber SharePoint kann als eine gute Lösung dienen, wenn Ihr Unternehmen unter der Dezentralisierung von Dateien leidet. Anstatt Dateien auf lokalen Rechnern oder mehreren Laufwerken zu speichern, kann SharePoint als One-Stop-Shop für alle Dokumente dienen.

Sie können ein Dokument bearbeiten oder testen und dann ein Teammitglied bitten, Ihre Arbeit zu überprüfen, bevor Sie sie mit dem gesamten Team teilen. Da Sie in einem integrierten Arbeitsbereich aus einer einzigen Quelle  arbeiten, verschwenden Sie keine Zeit damit, Dateien zu finden. Es gibt auch eine integrierte Suchfunktion, die es Büros ermöglicht, besser nach Dateien zu suchen und Software und Ressourcen zu verwalten.

SharePoint ist ein hervorragendes Werkzeug für die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten. Die Versionskontrolle ist einfacher; Kein E-Mailen mehrerer Dokumentversionen mehr oder Probleme bei der Konsolidierung doppelter Desktop-Dateien. Content-Management-Systeme stellen sicher, dass Dokumente nur mit den richtigen Personen zur richtigen Zeit freigegeben werden, und die Automatisierung kann den Dokumentengenehmigungsprozess rationalisieren. Es gibt eine Instant Messaging-Funktion, die es den Mitarbeitern ermöglicht, während der Arbeit an einem Dokument in Echtzeit zu sprechen. Da SharePoint Cloud-basiert ist, können Sie jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen. SharePoint ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, das Teams zusammenbringt.

Mit SharePoint können Benutzer Intranetseiten für Teams erstellen, die als Projektmanagement-Dashboard dienen. Es kann Outlook Kalender integrieren und Sie können eine Vielzahl von Unterseiten von einem Hub aus erstellen. Sie können benutzerdefinierte Bibliotheken einrichten und Communities erstellen, in denen Teams ihre Erkenntnisse austauschen können. Sie können sogar persönliche Websites erstellen, damit andere in Ihrem Unternehmen Sie besser kennenlernen können.
SharePoint ist mehr als nur eine Softwareanwendung. Es lässt sich vollständig in Ihre bestehenden Microsoft Office-Anwendungen integrieren. Da die SharePoint-Bereitstellung einfach zu bedienen ist, werden IT-Ressourcen gemeinsam genutzt – Sie können SharePoint-Intranet-Sites ohne Technologiekenntnisse erstellen.

Also, was ist nun SharePoint?

Es ist eine der besten Möglichkeiten für Büros, sich bei der Arbeit zu treffen.  Egal ob es darum geht, Arbeitsabläufe zu rationalisieren oder die Kontrolle zu verbessern, wenn Sie unterwegs sind, SharePoint ist ein wertvolles Office-Tool, das die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, endgültig verändert wird- und zwar zum Besseren.

SharePoint-Implementierung auf dem richtigen Weg

In meinem letzten Beitrag habe ich den Entscheidungspunkt skizziert, vor dem die SharePoint-Nutzergemeinde gerade steht. Ich habe nach dem Beitrag, den ich hier ansprechen möchte, ein wenig Widerstand bekommen: Einige Leute wiesen darauf hin, dass SharePoint-Implementierungen in der Praxis oft nicht für ein verbessertes Dokumentenmanagement sorgen… und Unternehmen sich in einem so großen (oder größeren) Chaos wiederfinden, wie sie es mit gemeinsamen Laufwerken, Lotus Notes oder was auch immer es vor SharePoint gab, getan hätten.

Jetzt sehe ich SharePoint Tag für Tag in Aktion, also denke ich, dass ich eine gute Perspektive auf dieses Thema habe, sowohl in Bezug darauf, wie man bei SharePoint scheitert als auch wie man erfolgreich ist. Allerdings möchte ich mit diesem Beitrag aus der zeigen, wie Sie SharePoint erfolgreich einsetzen können, um sich von Ihrem derzeit angeschlagenen Repository der Wahl zu verabschieden und Ihrem Unternehmen verbesserte Kenntnisse in puncto Managementfähigkeiten zu bieten. Als nächstes werden wir uns ein wenig mit dem Kleinkram beschäftigen und uns im Detail ansehen, wie Sie die hier vorgestellten Best Practices umsetzen.

Restaurants nutzen SharePoint

Abhängig von der Quelle, auf die Sie sich verlassen, schließen etwa 60% der Restaurants ihr erstes Jahr – keine sehr guten Quoten. Aber angesichts meiner Erfahrung mit SharePoint in meiner Arbeit als Berater sind das bessere Chancen als der erfolgreiche Einsatz von SharePoint. Wenn Sie also in Ihrem Unternehmen für SharePoint verantwortlich sind, sollten Sie vielleicht über einen Karrierewechsel nachdenken.

Die häufigsten Governance-Fehler in SharePoint

Die bloße Erwähnung von “Governance” kann einen Raum von SharePoint-Profis erschüttern. Warum? Die Definition von Governance ist nicht einfach und viele Unternehmen überspringen diese Aufgabe und kommen voran, ohne ein klares Verständnis oder einen Plan dafür zu haben, was Governance bedeutet. Wenn also SharePoint-Administratoren eine schlecht definierte Governance einführen müssen, folgen unweigerlich Fehler.

Aber was ist Governance?

In IT-Sicht umfasst Governance die Regeln, Verfahren, Prozesse und Verantwortlichkeiten, die buchstäblich die Dateien, Server und Benutzer “regeln”, die das IT-Team unterstützt – ein Großteil davon wird durch interne und externe Regeln, Richtlinien und Vorschriften gesteuert. SharePoint fügt der IT-Governance eine zusätzliche Ebene hinzu. So müssen beispielsweise Regeln festgelegt und eingehalten werden, wie Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten, Websites erstellen, archivieren, sichern, replizieren und Inhalte erstellen, um das gesamte Unternehmen zu unterstützen.

Wie gehen SharePoint-Administratoren also mit exponentiellem Benutzerwachstum, einem wachsenden Content Footprint und der Verwaltung der für sie geltenden Regeln um? Häufig werden SharePoint-Umgebungen ohne Governance-Plan oder mit sehr restriktiven Umgebungen bereitgestellt, die die Zusammenarbeit behindern. Gute Regierungsführung ist in keinem dieser beiden Extreme zu finden.

Metalogix hat Hunderten von Kunden geholfen, nicht nur ihre Governance-Fehler zu identifizieren, wir haben ihnen auch geholfen, diese Fehler zu beheben und zu erkennen, was eine gute SharePoint Governance bedeutet.

Hier sind acht der häufigsten Governance-Fehler, die wir viel zu oft sehen, und einige bewährte Verfahren zu ihrer Behebung:

1) Nicht definieren, was Governance für ihr Unternehmen bedeutet.

Governance ist ein Konzept, kein klar definierter Akt. Es definiert die Prinzipien und die Strategie, wie Sie Geschäfte machen. Sicher, Sie können einen Berater hinzuziehen, der Ihnen hilft, Governance zu definieren, aber seine Empfehlungen passen möglicherweise nicht zu Ihren aktuellen Zielen. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu definieren, was Governance für Ihr Unternehmen bedeutet. Dies wird dazu beitragen, die Erwartungen aller Ihrer SharePoint-Interessengruppen zurückzusetzen und könnte zu einem erheblichen Zeitgewinn führen, wenn dies frühzeitig im Prozess geschieht.

2) Sich von SharePoint Governance überfordert fühlen

Die häufigste Beschwerde, die wir über Governance hören, ist, wie überwältigend und überlastend sie sein kann. Es muss nicht so sein. Bei der Unternehmensführung geht es um Menschen, Politik und Prozesse. Die Aufteilung Ihrer Governance in diese kleineren Teile ist eine intelligentere Möglichkeit, einen Aktionsplan zu erstellen, der einfacher zu vervollständigen ist. Welche Speicherquoten gibt es beispielsweise für Teamstandorte im Vergleich zu anderen Abteilungsstandorten? Bei der Anwendung von Nutzungsberechtigungen sollten wir Active Directory oder SharePoint-Gruppen verwenden und den Benutzern niemals direkte Berechtigungen erteilen.

3) Feststellung, dass es keinen einfachen Weg gibt, Governance anzuwenden.

Governance erfordert Arbeit. Es erfordert den Einsatz von Personen, die Überprüfung etablierter Richtlinien, die Überwachung, wie diese Richtlinien zu Aktionen werden, und dann die Identifizierung der Technologien und Tools, die in SharePoint zur Durchsetzung dieser Regeln verwendet werden können. Nehmen Sie sich die Zeit, in Ihre Führungsstruktur zu investieren.

4) Nicht von den wichtigsten Interessengruppen eingekauft zu werden.

Der Einstieg von der Führungsebene ist für viele SharePoint-Administratoren eine Herausforderung, aber es ist nicht die einzige Gruppe, die Aufmerksamkeit benötigt. Bei Governance geht es nicht nur um die IT. Es geht nicht nur um Ihre Rechts- oder Compliance-Abteilung. Sie benötigen auch ein Buy-In von Ihrem Unternehmen und Ihren Content-Eigentümern.

5) Unzureichende Schulung von SharePoint-Benutzern und Stymying Use Adoption

Ihre Benutzer sind Ihre beste Ressource für die Aufrechterhaltung einer sicheren und positiven Zusammenarbeitsplattform. Leider führen Unternehmen oft SharePoint-Umgebungen für Benutzer ohne Schulung ein. Wenn diese Benutzer gegen Governance-Regeln oder -Richtlinien verstoßen, machen SharePoint-Administratoren den Fehler, auf die Verletzung zu reagieren und nicht darauf, dass der Benutzer nicht geschult wurde, um diese Probleme zu vermeiden. Legen Sie Wert darauf, neue Mitarbeiter so zu schulen, dass sie SharePoint verstehen und wie man es in Ihrem Unternehmen effektiv einsetzt. Dies wird den Administratoren auch helfen zu verstehen, auf welche Bereiche der Benutzer Zugriff haben soll.

6) Audits funktionieren besser als proaktive Tools.

Häufig stützt sich ein SharePoint-Administrator auf Audits, um einen Vorfall oder einen Governance-Bruch reaktiv zu untersuchen. Dies definiert die Rolle eines Audits wirklich neu und ist keine bewährte Vorgehensweise. Während Audits zur Analyse und Erkennung von Vorfällen verwendet werden können und sollten, müssen Administratoren auch die Erkenntnisse nutzen, die ein Audit liefern kann, um potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren, bevor sie auftreten. Keine SharePoint-Umgebung wird jemals problemfrei sein, aber durch ihre Proaktivität können Administratoren die Zeit, die sie für die Behebung von Notfallszenarien benötigen, reduzieren.

7) Versäumnis, die Audit- und Berichtsinstrumente bei Änderungen der Regierungsrichtlinien zu überarbeiten.

Unternehmen, die über Governance-Richtlinien verfügen, machen oft den Fehler, ihre Audit- und Berichtswerkzeuge nicht zu überarbeiten, da diese Richtlinien die Governance verändern. Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Governance-Richtlinien und -Regeln mit den bestehenden SharePoint-Tools konform sind.

SharePoint Grundlagen

Einige versuchen, grundlegende Kenntnisse über die Verwendung, den Betrieb und die Erstellung von SharePoint-Websites zu erwerben. Andere haben vielleicht höhere Anforderungen und suchen nach Möglichkeiten, produktiver zu sein, wenn es um die Kommunikation, Zusammenarbeit und Nutzung von Inhalten und Microsoft geht. Unabhängig davon, auf welches Ende des Kontinuums Sie fallen, können DocPoint Solutions helfen.

Bei DocPoint Solutions wissen wir, dass Benutzer SharePoint-Schulungen aus unbegrenzten Quellen erhalten können. Was DocPoint Solutions von anderen Trainern unterscheidet, ist die Anpassung. Wir passen die Lerninhalte an das spezifische Schulungspublikum an und konzentrieren uns darauf, wie Teilnehmer – und ihre Unternehmen – mit SharePoint produktiver und effizienter werden können. Unsere Präsentationen zeigen, wie SharePoint Anwendern helfen kann, ihre täglichen Aufgaben effizienter zu erledigen, ohne die ihnen vertrauten, unternehmenseigenen Kommunikations- und Kollaborationsmethoden drastisch zu verändern.