In meinem letzten Beitrag habe ich den Entscheidungspunkt skizziert, vor dem die SharePoint-Nutzergemeinde gerade steht. Ich habe nach dem Beitrag, den ich hier ansprechen möchte, ein wenig Widerstand bekommen: Einige Leute wiesen darauf hin, dass SharePoint-Implementierungen in der Praxis oft nicht für ein verbessertes Dokumentenmanagement sorgen… und Unternehmen sich in einem so großen (oder größeren) Chaos wiederfinden, wie sie es mit gemeinsamen Laufwerken, Lotus Notes oder was auch immer es vor SharePoint gab, getan hätten.
Jetzt sehe ich SharePoint Tag für Tag in Aktion, also denke ich, dass ich eine gute Perspektive auf dieses Thema habe, sowohl in Bezug darauf, wie man bei SharePoint scheitert als auch wie man erfolgreich ist. Allerdings möchte ich mit diesem Beitrag aus der zeigen, wie Sie SharePoint erfolgreich einsetzen können, um sich von Ihrem derzeit angeschlagenen Repository der Wahl zu verabschieden und Ihrem Unternehmen verbesserte Kenntnisse in puncto Managementfähigkeiten zu bieten. Als nächstes werden wir uns ein wenig mit dem Kleinkram beschäftigen und uns im Detail ansehen, wie Sie die hier vorgestellten Best Practices umsetzen.
SharePoint-Kultur
Als ich anfing, über den SharePoint-Konferenzkreis zu sprechen, erzählte ich oft die Geschichte einer der ersten Implementierungen, an denen ich teilnahm. Das Projekt war für ein Kommunikationsunternehmen, und der Schwerpunkt lag auf der Einrichtung der Plattform für grundlegende Teamfunktionen, Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. Das Projektteam bestand aus relativen Neueinsteigern in das Unternehmen, und seit 2003 waren viele von uns überhaupt neu bei SharePoint.
Wie jedes Projektteam haben wir unseren Weg eingeschlagen, einige Anforderungen erstellt, ein Produkt entworfen, wie verrückt getestet und sogar ein Pilotteam identifiziert, das am ersten Soft Launch teilnimmt. Alles lief nach Plan, aber als wir uns unserem offiziellen Starttermin näherten, war klar, dass etwas nicht stimmte.
Obwohl keiner von uns in der Lage war, das Problem zu lösen, konnten wir spüren, dass unsere Bemühungen scheitern würden, wenn wir SharePoint so in das Unternehmen einführen würden, wie es war. Es gab eine unerbittliche Atmosphäre im Inneren, die wir nicht vermeiden konnten. Stattdessen trafen wir uns mit einigen der ranghöheren Führungskräfte innerhalb des Unternehmens, um zu sehen, ob wir die Insider-Informationen erhalten könnten. Und das haben wir getan. Es stellte sich heraus, dass, obwohl wir dachten, wir mit dem Produkt und dem Pilotprojekt auf dem richtigen Weg sind, haben wir viele der Mitarbeiter, die das System nutzen sollten, entfremdet, indem wir sie nicht mit einbezogen haben. Außerdem hatten wir nichts getan, um mit ihnen über die Projektziele, Entwicklungen oder erwarteten Ergebnisse zu kommunizieren. Kurz gesagt, wir hatten es völlig verpasst, die aktuelle Kultur des Unternehmens anzusprechen und ein Produkt zu entwickeln, das sie verwenden würden.
Der Punkt der Geschichte ist, dass ein tiefer Blick auf die Kultur des Unternehmens ein kritischer Schritt im Implementierungsprozess ist. Wenn Sie zum Beispiel ein neues Auto kaufen würden, würden Sie erwarten, dass Ihnen Fragen über Ihren Verwendungszweck des Fahrzeugs gestellt werden: wo Sie es fahren würden, was Ihr Budget war und wie es zu Ihrem Lebensstil passen würde. Wenn der Händler eilte, um Sie zu fragen, welche Farbe Sie wollten und wann das Fahrzeug an Sie geliefert werden sollte, würden Sie von der frechen und aufdringlichen Art der Diskussion unbeeindruckt sein. Eine SharePoint-Implementierung hat den gleichen Grad an Nuancen.
SharePoint-Kultur, wie ich sie nennen möchte, ist mehr als nur das Verständnis dessen, was das Unternehmen im Produkt und in der Plattform sucht; es geht darum, einen kollaborativen Arbeitsbereich zu fördern, Teammitglieder zu befähigen und Normen in der aktuellen Umgebung herauszufordern. Wenn sich Ihr Unternehmen auf einer SharePoint-Reise befindet, begann es wahrscheinlich mit der Zusammenarbeit mit den leitenden Mitgliedern Ihres Teams, um einige hochrangige Ziele für den Erfolg des Projekts festzulegen: welche Komponenten Sie implementieren werden, welche Probleme mit SharePoint gelöst und behoben werden können, welche Prozesse Sie haben und wie die Plattform die Organisation verbessert. In der gleichen Diskussion sprach wahrscheinlich jemand über die kulturellen Aspekte des Unternehmens, indem er sagte, was „von den Benutzern akzeptiert wird? oder Schritte, die das Projekt für die Benutzer „erfolgreich machen“ würden?
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen SharePoint seit Jahren verwendet oder ob es ganz neu auf der Plattform ist, gibt es einige kulturelle Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um eine langfristig erfolgreiche Implementierung zu identifizieren und zu starten.
Bevor wir auf die Besonderheiten der SharePoint-Kultur eingehen, ist es wichtig, die fünf wichtigsten Grundsätze der Kultur zu identifizieren
- Kultur wird durch Handlungen definiert
- Jeder trägt zur Kultur bei
- Die Kultur ist von unten nach oben und von oben nach unten.
- Es gibt keine richtige Kultur.
Arbeiter passen sich selten der Kultur an – sie werden Teil davon.
Während diese Regeln etwas selbsterklärend sind, entsprechen sie alle der breiteren Vision des Unternehmens: Unternehmen müssen mit allen Teams und Teammitgliedern zusammenarbeiten, um die Kultur zu ernten, um erfolgreich zu sein. Wir alle wissen, dass es „kein Ich im Team“ gibt, aber dass „Ich“ auch ein wichtiger Teil der Kultur ist, also achten Sie darauf, die Schritte zu erkennen, die für eine erfolgreiche SharePoint-Kultur intern erforderlich sind.
Um auf die oben genannten Punkte einzugehen, bedeutet die Definition von Kultur durch Aktionen, Teams und Benutzer zu befähigen, etwas Sinnvolles in SharePoint zu erstellen. Die Schaffung von etwas Sinnvollem oder etwas, das es den Benutzern ermöglicht, ihre Arbeit besser oder schneller zu erledigen, ist von entscheidender Bedeutung.